فاکتور
فاکتور یک سند تجاری با مهر و امضا، دارای تاریخ و شماره است که معامله بین خریدار و فروشنده را مشخص و ثبت می کند. اگر کالا یا خدمات به صورت اعتباری خریداری شده باشد، فاکتور معمولاً شرایط معامله را مشخص می کند و اطلاعاتی در مورد روش های پرداخت موجود ارائه می دهد. فاکتور سندی است که سابقه تراکنش بین خریدار و فروشنده را نگهداری می کند، مانند رسید کاغذی از فروشگاه یا ثبت آنلاین از فروشگاههای اینترنتی. فاکتورها یک عنصر حیاتی در کنترل های داخلی و حسابرسی حسابداری هستند. هزینه های موجود در فاکتور باید توسط مدیر مسئول تایید شود. فاکتورها به طور کلی شرایط پرداخت، هزینه های واحد، حمل و نقل، جابجایی و سایر شرایط ذکر شده در طول معامله را مشخص می کنند.
معمولاً فاکتور یک شناسه منحصر به فرد به نام شماره فاکتور دارد که برای ارجاع داخلی و خارجی مفید است. یک فاکتور معمولاً حاوی اطلاعات تماس فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات است. شرایط پرداخت ممکن است در صورت‌حساب، و همچنین اطلاعات مربوط به تخفیف‌ها، جزئیات پرداخت زودهنگام یا هزینه‌های مالی ارزیابی‌شده برای تأخیر پرداخت‌ها مشخص شود. همچنین هزینه واحد یک کالا، کل واحدهای خریداری شده، حمل و نقل، جابجایی، حمل و نقل و هزینه های مالیاتی مرتبط را ارائه می دهد و کل مبلغ بدهی را نشان می دهد.
شرکت ها ممکن است تصمیم بگیرند که به سادگی یک صورت حساب پایان ماه را به عنوان فاکتور برای تمام تراکنش های معوق ارسال کنند. در این صورت، فاکتور باید نشان دهد که فاکتورهای بعدی ارسال نخواهد شد. از لحاظ تاریخی، فاکتورها بر روی کاغذ ثبت می‌شده‌اند، اغلب با چندین نسخه تولید می‌شوند تا خریدار و فروشنده هر کدام سابقه معامله را برای سوابق خود داشته باشند. در حال حاضر، فاکتورهای تولید شده توسط کامپیوتر بسیار رایج هستند. آنها را می توان در صورت تقاضا روی کاغذ چاپ کرد یا از طریق ایمیل برای طرفین معامله ارسال کرد. سوابق الکترونیکی همچنین امکان جستجوی آسان تر و مرتب سازی تراکنش های خاص یا تاریخ های خاص را فراهم می کند.
